Cytując jednego z producentów kopert można by powiedzieć, że koperta to rzecz nieskomplikowana. Ot – taka odpowiednio sklejona kartka papieru. Dotyczy to prawie wszystkich kopert, z którymi spotykamy się codziennie. To „prawie” potrafi zrobić całkiem dużą różnicę… Wybierając koperty należy wziąć pod uwagę kilka czynników:
- czas zużycia opakowania kopert – istotny jest termin przydatności do użycia kleju
- estetykę korespondencji
- rozmiary i rodzaj korespondencji
- sposób adresowania – odręczne, nadruk, etykietowanie lub synchronizacja adresu z okienkiem koperty
- materiał, z którego są wykonane koperty
Pokrótce opiszę kilka właściwości powodujących, że koperty nie są produktem banalnym. Powiem więcej – ich różnorodność powoduje, że w razie potrzeby jest, z czego wybierać.
Właściwości kopert
Zaklejanie
- BK – koperta bez naniesionego kleju
Potrzebne jest wsparcie w postaci tubki lub sztyftu z klejem
- NK – koperta klejona na mokro i jej mutacja:
- NKP – koperta klejona na mokro z prostą klapką
Podobno przy odpowiednim przechowywaniu trwałość kleju jest praktycznie nieograniczona. Gorzej, jeżeli wilgotność powietrza przekroczy dopuszczalną granice. Przy klejeniu wskazane jest korzystanie z nawilżacza gąbkowego lub pojemnika z wodą plus pędzelek. Inne wersje nawilżania – dozwolone
- SK – koperta samoklejąca
Klej znajduje sie klapie otworowej koperty i kontrklapie. Zetknięcie obu tych warstw skutkuje sklejeniem. Proste i wygodne, jeżeli jednak np. po roku od rozpieczętowania paczki z kopertami klej wyschnie otrzymujemy wersję BK
- HK – koperta samoklejąca z paskiem
Warstwa kleju jest dobrze zabezpieczona, a zaklejenie nastepuje po zerwaniu paska i przyciśnieciu klapy do koperty. Koperty nie sklejają sie w paczce, klej nie jest narażony na wilgoć. Rozwiązanie to sprawdza sie dobrze przy zadrukowaniu, ponieważ koperty nie przyklejają sie do drukarki
Kolor
Standardowe koperty zwykle są wykonane z białego lub brązowego „naturalnego” papieru lub kartonu. Należy jednak pamietać, że producenci posiadają bogatą inwencję. Koperty ozdobne z papieru o bogatych fakturach lub w kolorze złota są tego wystarczającym dowodem
Pakowanie
Jeżeli wysyłamy duże ilości korespondencji bardziej opłaca sie kupować duże opakowania. Zwykle w kartonach jest po 1000 kopert formatu C6 lub DL, 500 sztuk C5 lub B5. Koperty C4 i B4 pakowane są po 250 sztuk. Szczęśliwie producenci pomyśleli o użytkownikach, którzy nie mają tak dużych potrzeb. Koperty dla nich są paczkowane po 50, 25 lub nawet 10 szt. Pamiętajmy jednak, że nic za darmo. Konfekcjonowanie to dodatkowy koszt producenta, zawsze, ale to zawsze przerzucany na klienta.
Rozmiary kopert
Skoro już wspomnieliśmy wyżej o formatach, warto wymienić najbardziej popularne:
- C6 – 1/4 kartki A4 (162×114 mm)
- DL – 1/3 kartki A4 (220×110 mm)
- C5 – 1/2 kartki A4 (229×162 mm)
- C4 – kartka A4 (229×324 mm)
- B4 – kartka C4 (250×353 mm)
- E4 – (280×400 mm)
Oczywiście można znaleźć koperty w innych rozmiarach jak np. B6 do karnetów lub kartek świątecznych, M5, C3, koperty do zdjęć RTG albo wizytówek, ale jeśli nie musimy to nie komplikujmy sobie życia. Kopert w „standardowych” formatach jest i tak dość dużo.
Okienka
Dzieki nim wysyłając korespondencję seryjną lub faktury unikamy dodatkowej pracy z adresowaniem kopert. Należy tylko tak zaprojektować treść korespondencji, aby nazwa adresata po włożeniu do koperty była widoczna przez przezroczyste, foliowe okienko. Wymiarom i rozmieszczeniu okienek można poświęcić dodatkowy wpis – tak duża jest ich różnorodność, aczkolwiek standardowe okienko zwykle ma 45 x 90 mm.
Poddruk
Czyli zadruk wewnątrz koperty zwiększający poufność korespondencji. Jeżeli nie ma poddruku, to przy odrobinie złej woli można sprawdzić „pod światło” treść lub charakter zakopertowanej zawartości.
Poszerzenie
Dzięki poszerzeniu – koperty czesto oznaczane jako RBD mieszczą wiekszą ilość dokumentów np. 400 kartek papieru xero lub segregator o grubości grzbietu do 40mm – naturalnie, jeżeli format koperty jest wiekszy niż rozmiary segregatora
Rodzaje kopert
Bąbelkowe
Folia bąbelkowa wklejona wewnątrz koperty zabezpiecza wrażliwą zawartość, jak np. nośniki danych lub szklaną antyramę przed uszkodzeniem. Są stosunkowo lekkie, więc pozwalają zaoszczedzić na opłatach pocztowych. Czym bez tych kopert byłaby sprzedaż internetowa?
Kurierskie
Wykonane z przezroczystej folii z tylną stroną samoklejącą Służą do naklejania na wysyłanych paczkach. Uwaga: niektórzy producenci w swojej nomenklaturze określają je jako koperty do listów przewozowych, a nazwę koperty kurierskie rezerwują dla całkiem odmiennego asortymentu. Tak czy inaczej koperty z przezroczystej folii mają umożliwić zapoznanie się z zawartością przesyłki.
Bezpieczne
Materiał, zamkniecie, nadruki i odrywane odcinki przewozowe zapewniają poufność i bezpieczenstwo przesyłki – czesto gotówki lub ważnych dokumentów. Koperty te wykonane są z polietylenu, białego zewnątrz, czarnego wewnątrz. Na samoprzylepnym zamknieciu z paskiem widać próby otwarcia. Lepiej, więc nie podejmować prób nieautoryzowanego dostępu.
Usztywniane
W celu zabezpieczenia zawartości przed zagięciem lub pognieceniem mają tylną stronę z kartonu. Dobrze się sprawdzają przy przesyłaniu złożonych kalendarzy na biurko.
Tekturowe
Są to przestrzenne koperty z tektury falistej z paskiem zabezpieczającym warstwę kleju. Wygodne, dobrze chronią zawartość.
Tyvek
Koperty wykonane z Tyveku są lżejsze od papieru, wodoodporne, a ich rozdarcie jest praktycznie niemożliwe. Produkt DuPonta, i wszystko jasne…
Koperty nie muszą być wyłącznie białe i papierowe. Mogą być wykonane z różnych materiałów, wielowarstwowe, poszerzane.